Setiap divisi memiliki pekerjaan yang berbeda, begitu juga dengan tantangan yang dihadapi setiap harinya. Tim Sales harus menangani komunikasi dengan calon pelanggan, Finance berhadapan dengan laporan dan angka, HR mengelola kebutuhan karyawan, sementara Admin memastikan berbagai dokumen dan pekerjaan operasional tetap berjalan.

Sebagian pekerjaan tersebut sebenarnya tidak selalu membutuhkan analisis yang rumit. Namun, proses mengumpulkan informasi, membaca dokumen, menyusun laporan, hingga menyiapkan komunikasi sering kali menyita waktu yang cukup banyak.

Microsoft 365 Copilot dapat membantu menangani sebagian pekerjaan tersebut melalui aplikasi yang sudah sering digunakan perusahaan, seperti Word, Excel, PowerPoint, Outlook, dan Teams. Dengan memberikan instruksi yang jelas, pengguna bisa meminta Copilot menyusun draf, merangkum informasi, menganalisis data, atau mengubah catatan menjadi dokumen yang lebih terstruktur.

Menariknya, manfaat Copilot tidak harus sama untuk setiap divisi. Berikut beberapa contoh penggunaannya berdasarkan kebutuhan pekerjaan masing-masing tim.

1. Tim Sales: Menyiapkan Penawaran dan Menindaklanjuti Pelanggan

Bagi tim Sales, menjaga komunikasi dengan pelanggan merupakan bagian penting dari pekerjaan. Ada calon pelanggan yang perlu dihubungi, proposal yang harus disiapkan, serta hasil pertemuan yang perlu ditindaklanjuti. Ketika beberapa prospek ditangani secara bersamaan, mengelola seluruh informasi tersebut bisa menjadi tantangan tersendiri.

Copilot dapat membantu tim Sales menyiapkan kebutuhan komunikasi dan penjualan dengan lebih terstruktur.

Contoh penggunaan Copilot untuk tim Sales:

• Menyusun proposal penawaran: Copilot di Word dapat membantu membuat draf proposal berdasarkan informasi produk, kebutuhan pelanggan, dan poin-poin penawaran yang diberikan.
• Mempersiapkan komunikasi dengan calon pelanggan: Copilot di Outlook dapat membantu menyusun email penawaran dengan menyesuaikan isi pesan berdasarkan kebutuhan dan konteks komunikasi.
• Merangkum hasil pertemuan: Catatan atau transkrip rapat di Teams dapat dirangkum menjadi poin pembahasan, kebutuhan pelanggan, dan daftar tindak lanjut.
• Menganalisis data penawaran: Copilot di Excel dapat membantu membaca data historis RFP (Request for Proposal), mengidentifikasi pola, dan menemukan informasi yang relevan untuk penyusunan penawaran berikutnya.
• Mempelajari kondisi pasar: Copilot Chat dapat membantu melakukan riset pasar dan mengumpulkan informasi mengenai kompetitor maupun tren industri.

Sebagai contoh, setelah melakukan pertemuan dengan calon pelanggan, seorang sales dapat meminta Copilot merangkum hasil diskusi menjadi tiga bagian: kebutuhan pelanggan, solusi yang perlu ditawarkan, dan tindak lanjut yang harus dilakukan.

Hasilnya bisa menjadi bahan awal untuk menyusun proposal sekaligus menyiapkan email follow-up. Sales tetap perlu memastikan bahwa solusi dan informasi yang disampaikan sesuai dengan kondisi pelanggan.

2. Tim Finance: Membaca Laporan dan Menganalisis Data Keuangan

Pekerjaan Finance tidak hanya berkaitan dengan pencatatan transaksi. Tim ini juga perlu memantau anggaran, membandingkan biaya, menyiapkan laporan, dan memberikan informasi yang membantu manajemen mengambil keputusan.

Ketika data tersebar di beberapa spreadsheet dan dokumen, proses menemukan perbedaan atau menjelaskan perubahan angka bisa membutuhkan perhatian ekstra.

Microsoft 365 Copilot dapat membantu tim Finance mengolah informasi tersebut, terutama melalui Excel.

Contoh penggunaan Copilot untuk tim Finance:

• Menganalisis biaya operasional: Copilot di Excel dapat membantu menganalisis data biaya, seperti Cost of Goods Sold (COGS), untuk melihat komponen pengeluaran dan perubahan biaya.
• Membandingkan realisasi dengan anggaran: Pengguna dapat meminta Copilot membantu mengidentifikasi perbedaan antara anggaran yang direncanakan dan realisasi pengeluaran.
• Membuat simulasi anggaran: Copilot dapat membantu menyusun skenario What-If untuk melihat kemungkinan perubahan hasil ketika asumsi tertentu disesuaikan.
• Merangkum pembahasan laporan keuangan: Copilot di Teams dapat membantu merangkum diskusi rapat mengenai laporan keuangan dan mencatat poin tindak lanjut.
• Menyiapkan presentasi untuk manajemen: Temuan dari analisis Excel dapat dikembangkan menjadi bahan presentasi di PowerPoint.

Misalnya, perusahaan sedang mempertimbangkan peluncuran lini produk baru. Tim Finance memiliki data biaya produksi, harga bahan baku, dan estimasi pengeluaran lainnya.

Dengan Copilot di Excel, pengguna dapat meminta bantuan untuk menganalisis COGS dan membuat beberapa skenario berdasarkan perubahan asumsi biaya. Hasil analisis tersebut kemudian dapat digunakan sebagai bahan diskusi sebelum keputusan bisnis diambil.

Tentu saja, hasil perhitungan dan asumsi tetap harus diperiksa menggunakan data keuangan yang valid. Copilot membantu proses analisis, bukan menggantikan tanggung jawab Finance dalam memastikan ketepatan angka.

3. Tim HR: Mengelola Informasi Karyawan dan Kebutuhan Pengembangan SDM

Tim Human Resources (HR) berhadapan dengan berbagai kebutuhan, mulai dari rekrutmen, komunikasi internal, pengelolaan kinerja, hingga pengembangan karyawan.

Selain berinteraksi dengan karyawan dan manajemen, HR juga perlu menyiapkan dokumen serta laporan yang membutuhkan informasi dari berbagai sumber.

Copilot dapat membantu HR mengolah informasi tersebut menjadi materi yang lebih mudah digunakan.

Contoh penggunaan Copilot untuk tim HR:

• Menyusun deskripsi pekerjaan: Copilot di Word dapat membantu membuat draf job description berdasarkan posisi, tanggung jawab, keterampilan, dan kualifikasi yang dibutuhkan.
• Menganalisis metrik kinerja manajer: Copilot di Excel dapat membantu mengidentifikasi indikator kinerja dan menyusun ringkasan berdasarkan data yang tersedia.
• Menyiapkan laporan untuk manajemen: Hasil analisis dapat dirangkum menjadi laporan yang lebih terstruktur untuk disampaikan kepada pimpinan HR.
• Menyusun materi komunikasi internal: Copilot dapat membantu membuat draf pengumuman mengenai kebijakan perusahaan, program pengembangan karyawan, atau informasi kegiatan internal.
• Membantu menjawab pertanyaan kebijakan HR: Melalui HR self-service agent yang dikonfigurasi menggunakan sumber kebijakan perusahaan yang telah disetujui, karyawan dapat memperoleh bantuan untuk mencari informasi terkait prosedur dan kebijakan internal.

Sebagai gambaran, perusahaan ingin mengevaluasi efektivitas program pengembangan manajer. HR memiliki sejumlah data mengenai indikator kinerja dan hasil evaluasi.

Copilot di Excel dapat membantu mengidentifikasi metrik yang relevan dan menyusun ringkasan temuan. Selanjutnya, HR dapat menggunakan Outlook untuk menyampaikan hasil analisis kepada pimpinan dan Microsoft Loop untuk mengembangkan rencana tindak lanjut secara kolaboratif.

Untuk pekerjaan yang berkaitan dengan informasi karyawan, HR tetap harus memperhatikan kerahasiaan data. Hasil analisis juga perlu diperiksa agar tidak menghasilkan kesimpulan yang keliru mengenai individu.

4. Tim Admin: Menyederhanakan Pengelolaan Dokumen dan Komunikasi

Tim Administrasi sering menjadi penghubung berbagai kebutuhan operasional perusahaan. Mulai dari mengatur jadwal rapat, mengelola dokumen, menyusun notulen, hingga menindaklanjuti permintaan dari berbagai divisi.

Banyak pekerjaan tersebut terlihat sederhana, tetapi jumlahnya bisa cukup banyak jika dilakukan setiap hari.

Copilot dapat membantu mengurangi pekerjaan penyusunan informasi secara manual, sehingga tim Admin memiliki lebih banyak waktu untuk menangani kebutuhan operasional lainnya.

Contoh penggunaan Copilot untuk tim Admin:

• Merangkum email yang panjang: Copilot di Outlook dapat membantu mengambil inti pembahasan dari rangkaian email dan lampirannya.
• Menyusun notulen rapat: Copilot di Teams dapat membantu merangkum pembahasan, keputusan, dan daftar tugas setelah rapat.
• Membuat dokumen administratif: Copilot di Word dapat membantu menyusun draf surat, memo internal, pengumuman, dan dokumen pendukung lainnya.
• Mengolah data administratif: Copilot di Excel dapat membantu mengelompokkan informasi, menganalisis data, dan membuat ringkasan berdasarkan spreadsheet yang tersedia.
• Menyiapkan presentasi laporan: Copilot di PowerPoint dapat membantu mengembangkan poin-poin laporan menjadi bahan presentasi yang lebih terstruktur.

Contohnya, seorang staf Admin perlu membuat ringkasan dari rapat koordinasi yang melibatkan beberapa divisi. Setelah rapat selesai, Copilot di Teams dapat membantu menyusun rangkuman berdasarkan pembahasan yang tersedia.

Staf Admin kemudian dapat mengembangkan hasilnya menjadi notulen yang mencakup keputusan rapat, pihak yang bertanggung jawab, dan tenggat waktu pekerjaan. Dokumen tersebut bisa diperiksa kembali sebelum dibagikan kepada peserta rapat.

Dengan begitu, proses dokumentasi tidak harus selalu dimulai dari catatan kosong.

Mengapa Penggunaan Copilot Perlu Disesuaikan dengan Masing-Masing Divisi?

Dari keempat contoh tersebut, terlihat bahwa setiap divisi memiliki kebutuhan yang berbeda meskipun menggunakan aplikasi Microsoft 365 yang sama.

Tim Sales lebih banyak membutuhkan bantuan untuk menyiapkan komunikasi dan proposal. Finance berfokus pada pengolahan angka serta analisis anggaran. HR membutuhkan dukungan untuk mengelola informasi karyawan dan menyusun laporan, sedangkan Admin banyak berurusan dengan dokumentasi serta koordinasi operasional.

Karena itu, mengajarkan penggunaan Copilot secara umum saja belum tentu cukup untuk membantu karyawan menerapkannya pada pekerjaan sehari-hari.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan perusahaan ketika mulai memperkenalkan Microsoft 365 Copilot kepada karyawan:

1. Identifikasi pekerjaan yang paling sering dilakukan

Perusahaan perlu melihat aktivitas yang berulang dan menyita waktu di setiap divisi. Dari situ, tim dapat menentukan pekerjaan mana yang berpotensi dibantu oleh Copilot.

2. Gunakan contoh yang sesuai dengan pekerjaan

Latihan akan lebih mudah dipahami jika menggunakan skenario yang dekat dengan aktivitas peserta. Contohnya, tim Finance berlatih menganalisis data anggaran, sedangkan tim Sales berlatih menyusun proposal dan email penawaran.

3. Latih kemampuan membuat prompt

Hasil yang diberikan Copilot sangat dipengaruhi oleh instruksi yang disampaikan pengguna. Karyawan perlu memahami cara memberikan konteks, tujuan, sumber informasi, dan format hasil yang diharapkan.

4. Biasakan memeriksa hasil sebelum digunakan

Copilot dapat menghasilkan informasi yang kurang tepat atau tidak sesuai konteks. Setiap pengguna tetap perlu memeriksa fakta, angka, dan isi dokumen sebelum hasilnya digunakan untuk pekerjaan resmi.

5. Perhatikan akses dan keamanan informasi

Perusahaan perlu memastikan pengaturan akses dokumen dan izin pengguna sudah sesuai. Microsoft 365 Copilot mengikuti izin akses yang berlaku bagi masing-masing pengguna, sehingga pengelolaan hak akses tetap menjadi bagian penting dari penerapannya.

Tingkatkan Kemampuan Karyawan melalui Training Copilot yang Relevan dengan Pekerjaan

Microsoft 365 Copilot memiliki banyak potensi penggunaan, tetapi memahami fitur saja belum tentu membuat karyawan langsung bisa memanfaatkannya secara optimal.

Karyawan perlu mengetahui kapan Copilot dapat digunakan, bagaimana memberikan instruksi yang tepat, serta bagaimana mengembangkan hasilnya menjadi pekerjaan yang benar-benar dibutuhkan.

Pendekatan pelatihan yang disesuaikan dengan kebutuhan divisi dapat membantu proses pembelajaran menjadi lebih relevan. Peserta tidak hanya mempelajari fungsi Copilot di Word, Excel, PowerPoint, Outlook, atau Teams, tetapi juga mencoba menerapkannya pada skenario pekerjaan masing-masing.

Melalui training Copilot per divisi, perusahaan dapat mengarahkan proses pembelajaran berdasarkan kebutuhan dan aktivitas kerja karyawan. Dengan begitu, tim Sales, Finance, HR, maupun Admin dapat memahami cara memanfaatkan Copilot sesuai tanggung jawab mereka.

Pada akhirnya, keberhasilan penggunaan AI di perusahaan tidak hanya ditentukan oleh teknologi yang tersedia. Kemampuan karyawan dalam menggunakannya secara tepat, memahami hasilnya, dan mengintegrasikannya ke dalam proses kerja juga memiliki peran penting.