Pekerjaan kantor tidak selalu membutuhkan proses yang rumit. Namun, beberapa tugas sederhana justru bisa menyita banyak waktu ketika harus dilakukan berulang kali. Mulai dari merapikan dokumen, membaca puluhan email, mengolah laporan Excel, hingga menyiapkan materi presentasi untuk rapat. Jika semuanya dikerjakan secara manual, waktu untuk menyelesaikan pekerjaan yang lebih strategis bisa semakin terbatas.

Microsoft 365 Copilot hadir sebagai asisten AI yang terintegrasi dengan berbagai aplikasi Microsoft 365. Pengguna dapat memanfaatkannya untuk membantu menyusun dokumen, memahami data, menyiapkan presentasi, dan merangkum percakapan kerja. Copilot juga dapat membantu mengolah informasi yang tersedia di lingkungan kerja Microsoft 365, sesuai dengan lisensi dan izin akses pengguna.

Lantas, pekerjaan kantor apa saja yang bisa dibantu oleh Copilot? Berikut sepuluh contohnya.

1. Menyusun dan Merapikan Dokumen Pekerjaan

Membuat dokumen baru sering kali dimulai dari halaman kosong. Bagi karyawan yang harus menyiapkan laporan, proposal, atau dokumen internal, menentukan struktur dan menyusun kalimat pembuka bisa memakan waktu tersendiri.

Copilot di Microsoft Word dapat membantu membuat draf berdasarkan instruksi yang diberikan. Pengguna bisa memasukkan poin-poin penting, kemudian meminta Copilot menyusunnya menjadi paragraf yang lebih terstruktur. Selain itu, Copilot dapat membantu memperbaiki kalimat, mengubah gaya bahasa, dan merangkum dokumen yang panjang.

Contohnya, seorang staf administrasi perlu membuat laporan kegiatan bulanan. Alih-alih menyusun seluruh bagian dari awal, ia dapat memberikan catatan kegiatan, pencapaian, dan kendala kepada Copilot untuk dijadikan draf laporan.

Hasilnya tetap perlu diperiksa agar informasi, angka, dan konteks sesuai dengan kondisi sebenarnya. Namun, proses penyusunan awal dapat menjadi lebih praktis.

2. Membaca dan Merangkum Rangkaian Email

Tidak semua email bisa langsung dibaca satu per satu, terutama ketika sebuah pembahasan melibatkan banyak orang dan berlangsung selama beberapa hari. Karyawan perlu menelusuri percakapan sebelumnya untuk mengetahui keputusan, perubahan informasi, atau hal yang masih menunggu tindak lanjut.

Copilot di Outlook dapat membantu merangkum rangkaian email sehingga pengguna lebih mudah memahami inti pembicaraan. Fitur ini juga dapat membantu menyusun draf balasan dengan panjang dan nada komunikasi yang dapat disesuaikan.

Misalnya, seorang staf procurement menerima rangkaian email dari beberapa vendor mengenai penawaran harga. Ia dapat menggunakan Copilot untuk mendapatkan ringkasan pembahasan, termasuk poin-poin yang perlu diperhatikan sebelum memberikan balasan.

Dengan begitu, pengguna tidak harus membaca ulang seluruh percakapan hanya untuk menemukan informasi utama.

3. Mengolah Data dan Membuat Ringkasan di Excel

Excel sering digunakan untuk mengelola data penjualan, anggaran, inventaris, hingga laporan performa. Masalahnya, data yang sudah terkumpul belum tentu langsung mudah dipahami. Pengguna masih perlu memeriksa tabel, mencari pola, dan menentukan informasi yang perlu ditampilkan.

Copilot di Excel dapat membantu pengguna memahami data, memberikan saran formula, mengidentifikasi pola, serta membuat visualisasi berdasarkan data yang tersedia.

Sebagai contoh, tim sales memiliki spreadsheet berisi transaksi dari beberapa wilayah. Mereka dapat meminta Copilot membantu mengidentifikasi wilayah dengan penjualan tertinggi atau merangkum perubahan performa berdasarkan periode tertentu.

Hasil analisis tersebut bisa menjadi bahan awal untuk evaluasi. Meski begitu, pengguna tetap perlu memastikan struktur data sudah benar dan memeriksa kembali hasil analisis sebelum mengambil keputusan.

4. Membuat Presentasi dari Dokumen yang Sudah Ada

Menyiapkan presentasi bukan hanya soal membuat slide yang menarik. Karyawan juga harus menentukan urutan pembahasan, memilih informasi penting, dan mengubah dokumen yang panjang menjadi materi yang lebih ringkas.

Copilot di PowerPoint dapat membantu membuat presentasi berdasarkan instruksi atau dokumen Word yang sudah tersedia. Pengguna juga dapat meminta bantuan untuk merangkum materi dan menyempurnakan isi slide.

Contohnya, seorang project manager memiliki dokumen laporan proyek yang terdiri dari beberapa halaman. Ia dapat memanfaatkan Copilot untuk membuat draf presentasi yang memuat latar belakang proyek, perkembangan pekerjaan, kendala, dan rencana berikutnya.

Setelah draf terbentuk, pengguna masih perlu menyesuaikan desain, memeriksa informasi, dan memastikan alur presentasi sesuai dengan tujuan rapat.

5. Menyiapkan Ringkasan dan Tindak Lanjut Rapat

Rapat sering menghasilkan banyak informasi, tetapi tidak semuanya langsung tercatat dengan rapi. Ada keputusan yang harus ditindaklanjuti, tugas yang perlu dibagikan, serta tenggat waktu yang harus diperhatikan.

Copilot di Microsoft Teams dapat membantu merangkum pembahasan rapat, mengidentifikasi poin penting, dan menyusun daftar tindakan berdasarkan percakapan yang tersedia. Kemampuan yang dapat digunakan bergantung pada pengaturan rapat, transkripsi, dan lisensi yang dimiliki organisasi.

Sebagai contoh, setelah rapat evaluasi proyek, seorang anggota tim dapat meminta ringkasan mengenai keputusan yang telah dibuat, kendala yang dibahas, dan pekerjaan yang perlu dilanjutkan.

Ringkasan tersebut dapat digunakan sebagai referensi ketika tim menyusun notulen atau membagikan hasil rapat kepada anggota lainnya.

6. Menyusun Agenda dan Daftar Kegiatan

Sebelum rapat atau menjalankan proyek, karyawan biasanya perlu menyusun agenda agar setiap kegiatan memiliki arah yang jelas. Proses ini dapat menjadi cukup panjang ketika harus mempertimbangkan beberapa topik, peserta, dan target pembahasan.

Copilot dapat membantu membuat rancangan agenda berdasarkan informasi yang diberikan pengguna. Di OneNote, misalnya, Copilot dapat membantu menyusun rencana, daftar tugas, dan mengorganisasi ide.

Contohnya, seorang HR perlu menyiapkan agenda onboarding untuk karyawan baru. Ia dapat memberikan informasi mengenai jadwal orientasi, pengenalan divisi, sesi administrasi, dan pelatihan awal. Copilot kemudian dapat membantu menyusun urutan kegiatan yang lebih terstruktur.

7. Membuat Draf Surat dan Komunikasi Bisnis

Komunikasi tertulis merupakan bagian dari pekerjaan hampir setiap divisi. Staf HR menyiapkan pengumuman internal, tim sales mengirimkan tindak lanjut kepada klien, sedangkan bagian administrasi membuat surat pemberitahuan.

Walaupun terlihat sederhana, pemilihan kata dan penyampaian informasi perlu diperhatikan agar pesan tidak menimbulkan kesalahpahaman.

Copilot dapat membantu membuat draf komunikasi berdasarkan tujuan dan informasi yang diberikan. Pengguna juga dapat meminta alternatif gaya bahasa, misalnya lebih formal, singkat, atau langsung pada inti pembahasan.

Sebagai contoh, tim HR perlu mengumumkan perubahan jadwal kegiatan internal. Mereka dapat memberikan informasi mengenai tanggal, waktu, lokasi, dan alasan perubahan kepada Copilot untuk dibuat menjadi draf pengumuman.

Sebelum dikirim, isi komunikasi tetap harus diperiksa agar tidak ada informasi yang keliru atau terlewat.

8. Menyusun Kuesioner dan Formulir Evaluasi

Perusahaan sering membutuhkan formulir untuk mengumpulkan masukan dari karyawan, peserta pelatihan, maupun pelanggan. Namun, menyusun pertanyaan yang relevan dan mudah dipahami membutuhkan perencanaan.

Copilot di Microsoft Forms dapat membantu membuat draf pertanyaan untuk survei, polling, dan formulir lainnya.

Misalnya, tim HR ingin mengadakan survei kepuasan setelah program pelatihan karyawan. Mereka dapat memberikan tujuan survei dan beberapa aspek yang ingin dievaluasi, seperti materi, pemateri, serta relevansi pelatihan terhadap pekerjaan.

Copilot dapat membantu menyusun pertanyaan awal berdasarkan kebutuhan tersebut. Tim HR kemudian dapat meninjau kembali susunan pertanyaan dan pilihan jawaban sebelum formulir dibagikan.

9. Mencari Informasi dari Dokumen dan File Kerja

Karyawan terkadang membutuhkan informasi yang sebenarnya sudah tersedia di perusahaan, tetapi sulit ditemukan karena tersimpan di berbagai dokumen atau percakapan.

Dengan pengalaman Microsoft 365 Copilot yang memiliki akses ke data organisasi sesuai lisensi dan izin pengguna, Copilot dapat membantu mencari serta merangkum informasi dari sumber kerja yang dapat diakses.

Contohnya, seorang karyawan ingin mengetahui poin utama dari dokumen kebijakan internal yang tersimpan di SharePoint. Ia dapat mengajukan pertanyaan mengenai isi dokumen tersebut dan meminta ringkasan bagian yang relevan.

Kemampuan ini dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menelusuri dokumen secara manual. Namun, hasilnya tetap perlu dicocokkan dengan sumber asli, terutama jika berkaitan dengan kebijakan atau keputusan perusahaan.

10. Menyusun Catatan dan Rencana Kerja Pribadi

Selain menyelesaikan tugas yang berkaitan dengan tim, karyawan juga harus mengatur pekerjaan masing-masing. Ada tenggat waktu yang perlu diingat, pekerjaan yang harus diprioritaskan, dan ide yang perlu dicatat agar tidak terlupakan.

Copilot di OneNote dapat membantu mengubah kumpulan catatan menjadi daftar yang lebih terorganisasi. Pengguna bisa meminta bantuan untuk membuat daftar pekerjaan, merangkum catatan, atau menyusun rencana berdasarkan informasi yang sudah dimasukkan.

Sebagai contoh, seorang staf marketing memiliki catatan mengenai beberapa kampanye yang harus disiapkan dalam satu minggu. Ia dapat menggunakan Copilot untuk mengelompokkan pekerjaan berdasarkan aktivitas, seperti pembuatan konten, revisi desain, penjadwalan publikasi, dan evaluasi hasil kampanye.

Daftar tersebut dapat menjadi titik awal untuk mengatur prioritas dan memantau pekerjaan yang belum selesai.

Mengapa Karyawan Perlu Memahami Cara Menggunakan Copilot?

Memiliki akses ke teknologi AI tidak otomatis membuat pekerjaan menjadi lebih efisien. Pengguna tetap perlu memahami bagaimana memberikan instruksi yang jelas, memilih informasi yang relevan, dan mengevaluasi hasil yang diberikan.

Salah satu hal penting dalam menggunakan Copilot adalah kemampuan menyusun prompt. Instruksi yang terlalu umum dapat menghasilkan jawaban yang kurang sesuai dengan kebutuhan. Sebaliknya, prompt yang menjelaskan konteks, tujuan, format, dan batasan informasi akan membantu menghasilkan output yang lebih terarah.

Karyawan juga perlu memahami bahwa Copilot bukan pengganti proses pemeriksaan. Informasi yang dihasilkan AI masih dapat mengandung kesalahan, sehingga angka, fakta, nama, dan keputusan penting harus diverifikasi sebelum digunakan.

Selain itu, perusahaan perlu memastikan penggunaan Copilot mengikuti kebijakan keamanan informasi dan pengaturan akses yang berlaku. Karyawan tidak boleh memasukkan informasi sensitif ke layanan atau akun yang tidak disetujui oleh organisasi.

Tingkatkan Produktivitas Kerja dengan Pelatihan Microsoft 365 Copilot

Sepuluh contoh di atas menunjukkan bahwa Copilot dapat membantu berbagai pekerjaan kantor, mulai dari menyusun dokumen hingga mengelola informasi dan menyiapkan laporan. Namun, manfaatnya akan lebih terasa ketika karyawan memahami cara menggunakannya sesuai kebutuhan pekerjaan masing-masing.

Melalui pelatihan Microsoft 365 Copilot, karyawan dapat mempelajari cara menyusun prompt yang efektif, memanfaatkan fitur Copilot di berbagai aplikasi Microsoft 365, serta mengevaluasi hasil yang dihasilkan AI. Pembelajaran yang terarah juga membantu tim memahami batasan penggunaan AI dan menerapkannya secara lebih bertanggung jawab.

Jika perusahaan ingin mengoptimalkan penggunaan AI dalam aktivitas kerja sehari-hari, karyawan dapat mulai dengan belajar Copilot melalui program pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan tim.

Kunjungi halaman Training Microsoft 365 Copilot dari SOLUSI untuk mengetahui lebih lanjut mengenai program pelatihan yang tersedia.