Power user memiliki peranan yang sangat penting di lingkungan SharePoint. Pasalnya, sebagai pengguna yang memiliki kemampuan paling baik dalam menggunakan SharePoint, power user akan menjadi andalan pengguna akhir lain ketika mereka menemukan masalah saat menggunakan SharePoint.
Power user tidak harus menjadi developer, administrator, atau bahkan dari departemen IT. Namun, ada beberapa hal yang perlu dilakukan apabila Anda ingin menjadi SharePoint power user expert. Penasaran? Berikut adalah penjelasan selengkapnya.
1. Memahami Lingkungan SharePoint dengan Baik
Syarat utama untuk menjadi power user adalah memahami lingkungan SharePoint dengan baik, atau dengan kata lain “SharePoint Savvy”. Anda harus bisa membuat, memodifikasi, serta menyesuaikan halaman, daftar, maupun sub sites. Anda juga harus mengerti dan bisa membuat jenis-jenis konten, template, komponen web, dan workflows dengan mudah.
2. Memiliki Inisiatif untuk Menambah Pengetahuan Mengenai SharePoint
SharePoint power user expert mestinya tidak bergantung pada admin [SharePoint Bug] atau developer untuk mendapat jawaban. Anda harus memiliki inisiatif untuk menambah pengetahuan dan mempelajari cara-cara baru dalam menggunakan SharePoint. Sebagai contoh, alih-alih menunggu departemen IT membuat sub sites pada halaman web, Anda melakukan penelitian dan mencari tahu sendiri tool-tool apa saja yang bisa digunakan untuk menyelesaikan tugas tersebut.
3. Memahami Proses Bisnis
Agar dapat menciptakan solusi secara efisien dan menguntungkan perusahaan, SharePoint power user expert juga harus memiliki pemahaman yang baik terkait bagaimana bisnis bekerja dalam suatu organisasi. Dengan pemahaman yang tepat mengenai proses bisnis organisasi, power user akan bisa mengidentifikasi cara untuk meningkatkan proses bisnis menggunakan SharePoint, atau bahkan ketika suatu proses bisnis tidak dapat ditingkatkan menggunakan SharePoint karena terlalu rumit.
4. Memahami Keamanan SharePoint
Sejalan dengan pemahaman mengenai proses binis dalam suatu organisasi, power user juga harus memahami setiap peran personil dalam organisasi. Pemahaman akan hal ini akan sangat membantu dalam pengelolaan izin (permission) yang efisien di semua situs. Dengan memiliki pemahaman yang jelas terkait siapa saja yang bisa melihat, mengedit, membuat, atau menghapus item dalam portal, pemeliharaan keamanan di lingkungan SharePoint pastinya juga akan lebih mudah.
5. Bermanfaat Bagi End User Lainnya
Poin ini merupakan aspek terpenting yang wajib dimiliki power user yang hebat. Selain memiliki kemampuan untuk membuat solusi menggunakan SharePoint, sebagai power user expert Anda juga harus bersedia membantu end user lain ketika mereka memiliki masalah atau pertanyaan. Sesekali, menyediakan waktu untuk sharing juga perlu agar para stakeholder lain yang ada di dalam organisasi bisa mengembangkan dan memperluas pengetahuan mereka tentang SharePoint.
Jadi, itulah beberapa hal yang harus Anda lakukan untuk menjadi SharePoint power user expert. Untuk mendukung peran tersebut, SharePoint menyediakan modul SharePoint 2016 Power User Training yang mengajarkan tentang dasar-dasar mengelola situs SharePoint.
Setelah mengikuti training tersebut, nantinya Anda akan menjadi power user expert dan memiliki kemampuan untuk membuat custom workflow, mengelola metadata, mengatur content approval, membuat konten eksternal dengan layanan Business Conectivity, serta sejumlah tugas sulit lainnya.