Keputusan untuk mengadopsi Microsoft Copilot tidak berhenti pada penyediaan lisensi bagi karyawan. Perusahaan juga perlu memastikan bahwa setiap pengguna memahami cara memanfaatkan fitur AI tersebut untuk menyelesaikan pekerjaan sehari-hari. Tanpa pembekalan yang tepat, karyawan mungkin hanya menggunakan Copilot untuk membuat teks sederhana, padahal kemampuannya dapat mendukung berbagai aktivitas kerja, mulai dari mengolah data hingga menyiapkan presentasi dan merangkum rapat.

Salah satu langkah yang dapat dilakukan perusahaan adalah mengadakan pelatihan khusus Microsoft Copilot. Namun, sebelum menentukan programnya, ada hal lain yang perlu dipertimbangkan: metode penyelenggaraan pelatihan.

Training Copilot umumnya dapat diselenggarakan melalui kelas tatap muka, sesi online bersama instruktur, maupun program in-house yang dirancang khusus untuk satu perusahaan. Ketiganya memiliki karakteristik berbeda, terutama dari sisi interaksi, fleksibilitas jadwal, penyesuaian materi, dan kebutuhan operasional.

Lantas, metode mana yang paling sesuai untuk kebutuhan perusahaan? Berikut perbandingannya.

Mengapa Perusahaan Perlu Mempertimbangkan Metode Training Copilot?

Microsoft Copilot memiliki berbagai kemampuan yang terhubung dengan aplikasi Microsoft 365, seperti Word, Excel, PowerPoint, Outlook, dan Teams. Setiap aplikasi menawarkan skenario pemanfaatan yang berbeda sesuai aktivitas pekerjaan penggunanya.

Sebagai contoh, tim HR dapat memanfaatkan Copilot untuk membantu menyusun deskripsi pekerjaan atau merangkum dokumen. Tim Finance dapat menggunakannya untuk membantu menganalisis data di Excel, sedangkan tim Marketing bisa memanfaatkan Copilot untuk mengembangkan ide konten dan menyiapkan presentasi.

Perbedaan kebutuhan tersebut membuat pendekatan pelatihan tidak bisa disamaratakan. Materi yang relevan bagi tim Marketing belum tentu menjawab kebutuhan tim Finance atau Human Resources.

Microsoft sendiri menyediakan materi pembelajaran Microsoft 365 Copilot berdasarkan peran dan skenario pekerjaan. Salah satunya adalah kursus MS-4018 yang membahas penyusunan dokumen, analisis, presentasi, komunikasi, serta pemanfaatan Copilot dan agents di lingkungan Microsoft 365.

Artinya, perusahaan perlu memperhatikan bukan hanya apa yang dipelajari, tetapi juga bagaimana karyawan mendapatkan kesempatan untuk memahami dan mempraktikkan materi tersebut.

1. Training Copilot Tatap Muka: Lebih Banyak Kesempatan untuk Interaksi Langsung

Training tatap muka atau face-to-face training merupakan metode pembelajaran yang mempertemukan peserta dan instruktur di satu lokasi. Pelatihan biasanya berlangsung di ruang kelas, ruang meeting, atau fasilitas pelatihan yang telah disediakan.

Metode ini cocok bagi perusahaan yang mengutamakan interaksi langsung dan ingin memberikan pengalaman belajar yang lebih terarah.

Kelebihan Training Tatap Muka

Interaksi dengan instruktur lebih mudah. Peserta dapat langsung menyampaikan pertanyaan ketika menemukan kesulitan saat mengikuti materi. Instruktur juga bisa mengamati respons peserta dan memberikan penjelasan tambahan jika diperlukan.

Praktik dapat dipantau secara langsung. Saat mempelajari teknik prompting atau mencoba fitur Copilot di aplikasi Microsoft 365, instruktur dapat membantu peserta yang mengalami kendala. Hal ini berguna terutama bagi karyawan yang belum terbiasa menggunakan AI untuk pekerjaan.

Diskusi antar peserta lebih leluasa. Peserta dapat bertukar pengalaman dan membahas cara pemanfaatan Copilot berdasarkan aktivitas pekerjaan masing-masing. Interaksi tersebut juga dapat memunculkan ide penggunaan baru yang sebelumnya belum terpikirkan.

Hal yang Perlu Dipertimbangkan

Training tatap muka membutuhkan persiapan lokasi, perangkat, serta penyesuaian jadwal peserta. Jika karyawan berasal dari beberapa cabang atau lokasi kerja, perusahaan juga perlu memperhitungkan kebutuhan perjalanan dan koordinasi.

Selain itu, jadwal kelas biasanya harus ditentukan terlebih dahulu agar seluruh peserta dapat mengikuti sesi secara bersamaan.

Kapan Metode Ini Cocok?

Training tatap muka dapat menjadi pilihan ketika perusahaan:

• Memiliki peserta yang membutuhkan pendampingan langsung.
• Ingin mengadakan sesi praktik dan diskusi secara intensif.
• Mengutamakan interaksi antara instruktur dan peserta.
• Memiliki tim yang bekerja di satu lokasi atau dapat dikumpulkan di tempat pelatihan.

2. Training Copilot Online: Lebih Fleksibel untuk Tim dengan Lokasi Berbeda

Training online memungkinkan peserta mengikuti pelatihan dari lokasi masing-masing melalui platform konferensi video. Pada metode instructor-led online, instruktur tetap memberikan materi secara langsung, memandu praktik, dan membuka sesi tanya jawab.

Perlu dibedakan antara pelatihan online yang dipandu instruktur dengan pembelajaran mandiri atau self-paced learning. Pada metode pertama, peserta mengikuti kelas sesuai jadwal dan dapat berinteraksi secara real-time. Sementara itu, self-paced learning memberikan kebebasan untuk mempelajari materi sesuai waktu masing-masing.

Kelebihan Training Online

Tidak membutuhkan satu lokasi pelatihan. Karyawan dari kantor pusat, cabang, maupun lokasi kerja yang berbeda dapat mengikuti sesi yang sama tanpa harus melakukan perjalanan.

Jadwal dan koordinasi lebih fleksibel. Perusahaan dapat mengatur sesi pelatihan dengan mempertimbangkan ketersediaan peserta dan aktivitas operasional.

Materi dapat ditampilkan langsung melalui layar. Instruktur dapat mendemonstrasikan cara menggunakan Copilot di Word, Excel, PowerPoint, atau Teams melalui screen sharing. Peserta kemudian dapat mengikuti langkah-langkah tersebut menggunakan perangkat masing-masing.

Hal yang Perlu Dipertimbangkan

Kualitas pengalaman belajar online sangat bergantung pada koneksi internet, kesiapan perangkat, dan kemampuan peserta mengikuti demonstrasi melalui layar.

Instruktur juga mungkin lebih sulit mengetahui apakah seluruh peserta benar-benar memahami materi atau hanya mengikuti penjelasan tanpa mencoba sendiri.

Karena itu, sesi online sebaiknya tidak hanya berisi presentasi. Perlu ada waktu untuk praktik mandiri, diskusi, dan tanya jawab agar peserta tetap terlibat selama pelatihan.

Menariknya, pembelajaran online secara langsung tidak selalu berarti hasilnya lebih rendah dibandingkan kelas tatap muka. Sebuah rapid review yang diterbitkan Institute for Work & Health pada Agustus 2022 menemukan bahwa pelatihan kerja online secara real-time dapat memberikan hasil pembelajaran yang sebanding dengan pelatihan tatap muka. Meski demikian, peneliti juga mencatat bahwa bukti yang tersedia masih terbatas, terutama untuk pelatihan yang membutuhkan praktik langsung secara intensif.

Kapan Metode Ini Cocok?

Training online dapat dipertimbangkan jika perusahaan:

• Memiliki karyawan yang tersebar di beberapa kota atau cabang.
• Ingin mengurangi kebutuhan perjalanan peserta.
• Membutuhkan pelatihan bersama tanpa mengumpulkan seluruh karyawan di satu tempat.
• Memiliki perangkat dan koneksi internet yang memadai.
• Menginginkan sesi pembelajaran terstruktur bersama instruktur secara virtual.

3. Training Copilot In-House: Materi Disesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan

Berbeda dari dua metode sebelumnya, in-house training lebih menekankan siapa yang menjadi peserta dan bagaimana program pelatihan dirancang. Program ini diselenggarakan secara khusus untuk satu perusahaan, bukan kelas umum yang diikuti peserta dari berbagai organisasi.

Salah satu keunggulan utamanya adalah perusahaan memiliki kesempatan lebih besar untuk mendiskusikan kebutuhan pelatihan sebelum kelas dimulai. Materi dapat diarahkan pada pekerjaan, divisi, dan tantangan yang benar-benar dihadapi oleh karyawan.

Hal penting yang perlu dipahami, in-house training tidak selalu berarti pelatihan harus dilakukan secara tatap muka. Perusahaan dapat menyelenggarakannya secara onsite maupun online, tergantung kesepakatan dengan penyedia pelatihan.

Kelebihan In-House Training

Materi lebih relevan dengan pekerjaan karyawan. Perusahaan dapat mengidentifikasi kebutuhan setiap divisi sebelum pelatihan berlangsung. Misalnya, tim HR membutuhkan latihan menyusun dokumen dan merangkum informasi, sedangkan tim Finance lebih membutuhkan pembahasan analisis data menggunakan Excel.

Skenario praktik dapat disesuaikan. Instruktur dapat mengarahkan pembelajaran pada contoh kasus yang mendekati aktivitas kerja peserta. Dengan begitu, karyawan tidak hanya mengenal fitur Copilot, tetapi juga memahami kapan dan bagaimana fitur tersebut dapat membantu tugas mereka.

Peserta dapat berasal dari beberapa divisi. Perusahaan dapat menentukan kelompok peserta berdasarkan kebutuhan, tingkat pemahaman, atau fungsi pekerjaan. Pengelompokan ini membantu instruktur menyesuaikan pembahasan agar tidak terlalu umum ataupun terlalu teknis.

Koordinasi program lebih terpusat. Perusahaan dapat mengatur jadwal, jumlah peserta, dan fokus pembelajaran melalui satu program pelatihan khusus.

Hal yang Perlu Dipertimbangkan

In-house training membutuhkan koordinasi lebih awal antara perusahaan dan penyedia pelatihan. Sebelum kelas berlangsung, kedua pihak perlu menyepakati tujuan, cakupan materi, jumlah peserta, durasi, serta metode penyelenggaraan.

Perusahaan juga perlu memastikan bahwa skenario praktik yang direncanakan sesuai dengan akses Microsoft 365 dan lisensi yang dimiliki peserta. Jika ingin menggunakan contoh dokumen atau data internal, aspek kerahasiaan dan izin akses harus diperhatikan.

Kapan Metode Ini Cocok?

In-house training dapat menjadi pilihan ketika perusahaan:

• Ingin mengembangkan kemampuan Copilot untuk beberapa divisi sekaligus.
• Memiliki kebutuhan pelatihan yang spesifik.
• Ingin menggunakan studi kasus yang relevan dengan pekerjaan internal.
• Membutuhkan silabus dan jadwal yang disesuaikan.
• Berencana menjalankan program pembelajaran untuk mendukung adopsi Copilot di organisasi.

Perbandingan Training Copilot Tatap Muka, Online, dan In-House

Setelah memahami karakteristik masing-masing metode, perusahaan dapat membandingkannya berdasarkan beberapa aspek berikut.

Aspek	Tatap Muka	Online	In-House
Lokasi	Satu lokasi fisik	Virtual	Onsite atau online
Interaksi	Langsung	Melalui platform virtual	Menyesuaikan format
Penyesuaian materi	Bergantung program	Bergantung program	Dapat dirancang khusus
Peserta	Sesuai kapasitas kelas	Dapat berasal dari lokasi berbeda	Khusus satu perusahaan
Praktik	Dipandu langsung	Melalui demonstrasi dan praktik mandiri	Dapat memakai skenario kerja perusahaan
Koordinasi	Lokasi dan jadwal	Jadwal dan koneksi	Kebutuhan perusahaan dan penyedia

Dari perbandingan tersebut, terlihat bahwa ketiga pilihan sebenarnya tidak sepenuhnya berada pada kategori yang sama. Tatap muka dan online merupakan metode penyampaian, sedangkan in-house merupakan model penyelenggaraan berdasarkan kebutuhan organisasi.

Karena itu, perusahaan juga dapat menggabungkan keduanya. Contohnya, perusahaan dapat memilih in-house training dengan metode tatap muka atau in-house training yang diselenggarakan secara online.

4. Bagaimana Menentukan Metode Training Copilot yang Tepat?

Memilih metode pelatihan sebaiknya tidak hanya berdasarkan preferensi peserta atau kemudahan penyelenggaraan. Ada beberapa faktor yang perlu dievaluasi agar program yang dipilih benar-benar menjawab kebutuhan perusahaan.

1. Identifikasi Kebutuhan Setiap Divisi

Mulailah dengan memetakan aktivitas kerja yang berpotensi terbantu oleh Microsoft Copilot. Apakah perusahaan ingin meningkatkan kemampuan karyawan dalam membuat dokumen, menganalisis data, mengelola komunikasi, atau menyiapkan presentasi?

Jika kebutuhan antarbagian cukup beragam, program in-house dengan materi yang disesuaikan dapat menjadi pilihan yang lebih relevan.

2. Pertimbangkan Jumlah dan Lokasi Peserta

Jumlah peserta serta persebaran lokasi kerja turut mempengaruhi metode penyelenggaraan.

Jika peserta berasal dari satu kantor dan membutuhkan pendampingan langsung, kelas tatap muka dapat dipertimbangkan. Namun, jika karyawan tersebar di beberapa cabang, training online bisa membantu menyatukan peserta tanpa kebutuhan perjalanan.

Untuk perusahaan yang ingin memberikan pembelajaran khusus kepada kelompok karyawan tertentu, in-house training juga layak dipertimbangkan.

3. Periksa Kesiapan Lisensi dan Perangkat

Sebelum mengikuti pelatihan, perusahaan perlu memastikan peserta memiliki akses ke layanan dan fitur yang akan dipelajari.

Hal ini penting karena kemampuan Copilot dapat berbeda berdasarkan jenis layanan dan lisensi yang digunakan. Sebagai contoh, kursus resmi Microsoft MS-4004 tentang use case Microsoft 365 Copilot mensyaratkan peserta memiliki akses ke langganan Microsoft 365 dengan lisensi Microsoft 365 Copilot untuk menyelesaikan latihan yang disediakan, termasuk kebutuhan akun OneDrive.

Oleh sebab itu, perusahaan sebaiknya mengonfirmasi persyaratan teknis kepada penyedia pelatihan sebelum menentukan jadwal kelas.

4. Pastikan Materi Berorientasi pada Praktik

Memahami fungsi Copilot saja belum cukup. Karyawan perlu berlatih menyusun prompt, mengevaluasi hasil yang diberikan AI, serta mengetahui cara memanfaatkan hasil tersebut dalam pekerjaan.

Materi pelatihan dapat mencakup beberapa topik berikut:

• Pengenalan Microsoft Copilot dan cara kerjanya.
• Teknik menyusun prompt yang jelas dan efektif.
• Pemanfaatan Copilot di Word, Excel, PowerPoint, Outlook, dan Teams.
• Penerapan Copilot berdasarkan kebutuhan masing-masing divisi.
• Evaluasi hasil AI serta penggunaan yang aman dan bertanggung jawab.

Cakupan materi tentu perlu disesuaikan dengan level peserta dan tujuan program. Tidak semua perusahaan membutuhkan pembahasan teknis yang sama.

5. Tentukan Hasil yang Ingin Dicapai

Perusahaan sebaiknya memiliki indikator keberhasilan yang jelas sebelum pelatihan dimulai. Misalnya, peningkatan kemampuan peserta dalam menyusun prompt, menyelesaikan latihan berdasarkan skenario pekerjaan, atau mengidentifikasi tugas yang dapat dibantu oleh Copilot.

Evaluasi tidak harus berhenti pada kehadiran dan penyelesaian materi. Perusahaan juga dapat melakukan tindak lanjut untuk melihat apakah keterampilan yang diperoleh mulai diterapkan pada aktivitas kerja sehari-hari.

5. Jangan Berhenti pada Training, Perhatikan Juga Adopsi Copilot Setelahnya

Pelatihan merupakan salah satu bagian dari proses adopsi AI di perusahaan. Setelah kelas selesai, karyawan tetap membutuhkan kesempatan untuk mencoba, mengevaluasi, dan mengembangkan keterampilan yang telah dipelajari.

Microsoft dalam panduan adopsi Copilot merekomendasikan beberapa pendekatan untuk mendukung proses tersebut, seperti menyediakan pengalaman onboarding, membagikan materi pembelajaran, membangun komunitas pengguna, serta menunjuk Copilot champions yang dapat membantu rekan kerja.

Perusahaan dapat menerapkan tindak lanjut sederhana, misalnya:

• Membagikan kumpulan contoh prompt sesuai kebutuhan divisi.
• Mengadakan sesi berbagi pengalaman setelah pelatihan.
• Menyediakan panduan penggunaan Copilot yang mudah diakses.
• Mengumpulkan feedback dari karyawan mengenai fitur yang paling membantu.
• Memantau penerapan Copilot pada aktivitas kerja yang relevan.

Pendekatan ini membantu perusahaan memastikan bahwa pelatihan tidak hanya menjadi kegiatan satu kali, tetapi juga menjadi bagian dari proses peningkatan kemampuan digital karyawan.

Kesimpulan: Pilih Metode Berdasarkan Kebutuhan, Bukan Sekadar Format

Tidak ada satu metode Training Copilot yang paling tepat untuk seluruh perusahaan. Training tatap muka menawarkan interaksi langsung, sedangkan metode online memberikan fleksibilitas bagi peserta yang bekerja dari lokasi berbeda. Sementara itu, in-house training memberikan ruang bagi perusahaan untuk merancang pembelajaran berdasarkan kebutuhan dan skenario kerja internal.

Jika perusahaan membutuhkan materi yang relevan untuk beberapa divisi sekaligus, in-house training dapat menjadi pilihan yang patut dipertimbangkan. Namun, apabila fleksibilitas lokasi menjadi prioritas, program tersebut tetap dapat diselenggarakan secara online.

Hal terpenting adalah memastikan bahwa materi, metode pembelajaran, dan praktik yang diberikan sesuai dengan kebutuhan peserta. Dengan pendekatan yang tepat, karyawan dapat memahami potensi Microsoft Copilot sekaligus menemukan cara memanfaatkannya untuk mendukung pekerjaan sehari-hari.

Perusahaan yang ingin meningkatkan kemampuan karyawan dalam memanfaatkan AI dapat mempertimbangkan program training Copilot untuk karyawan dari PT Sarana Solusindo Informatika (SOLUSI). Pilih materi dan metode pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi agar proses pembelajaran memberikan manfaat yang lebih nyata bagi aktivitas kerja.